Papírmentes nap – Mindenki lehet egy kicsit hős!

A DMSONE korábban a közszférára koncentrált, az állami szférában piacvezető pozíciót ért el. Ugyanakkor a piaci szektorban sem a cég, sem annak megoldásai nem voltak ismertek.

2013-ban, a piac felfutásának pillanatában a cég számára kulcsfontosságúvá vált, hogy a versenyszférában is ismertté és vonzóvá tegye megoldásait. Ezen cél elérése érdekében a hagyományos marketing és PR eszközökön felül kerestünk egy olyan megoldást, ami segíti a vállalatokkal való személyes kapcsolatépítést, és mindezt nem direkt módon teszi. Ez az elképzelés hívta életre a Papírmentes Napot.

Az esemény teljes kommunikációjáért, valamint a szervezési feladatok egy részéért ügynökségünk felelt.

Konkrét kommunikációs kihívások:

• Nem bejáratott rendezvény: A Papírmentes Nap 2013-ban első alkalommal került megrendezésre, így még nem volt kialakult résztvevői, támogatói és előadói kör.
• A DMSONE nem jelenhet meg direkt módon a kommunikációban: Mivel a DMSONE egy piaci szereplő, a rendezvényt pedig független eseményként szerettük volna bevezetni, ezért a kommunikációban a vállalat nem szerepelhetett, mint a rendezvény szervezője, csak támogatóként jelenhetett meg. Többek között ezért kértünk fel két szakmai szervezetet, az Informatika a Társadalomért Egyesületet (Infotér), valamint az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetséget (IDSzSz), hogy álljanak a rendezvény mellé.
• A CSR aspektus miatt „papír alapú kommunikáció” nem jöhetett szóba: Mivel a rendezvény egyik fő célja a papírmentes iroda népszerűsítése volt, ezért a kommunikáció során nem használhattunk print megjelenéseket, valamint a helyszíni megjelenésnél is ki kellett hagynunk a papír alapú megoldásokat. Ettől egyetlen esetben tekintettünk el: az újraültetett faanyagból készülő papírra nyomott HVG-ben jelentettünk meg egy hirdetést.

Általános cél:
A DMSONE erősítse pozícióját a versenyszférában, személyes kapcsolatot építsen ki a lehetséges jövőbeni partnerekkel, emellett felhívja a vállalatok figyelmét az elektronikus dokumentumkezelés üzleti és környezetvédelmi előnyeire.

Konkrét célok:

• A vállalat ismertségének növelése a versenyszféra döntéshozói körében.
• Új partnerkapcsolatok kiépítése.
• Környezettudatos működés és elektronikus dokumentumkezelés, mint eszköz összekapcsolása.

Média

• Gazdasági médiumok
• Informatikai médiumok
• Zöld médiumok
• Híroldalak és hírügynökségek

Ügyfelek

• Nagy- és közepes vállalatok
• Közintézmények

Partnerek

• Meglévő partnerek
• Potenciális partnerek

Szakmai szervezetek

Tulajdonosok

Munkatársak

• Alkalmazottak
• Potenciális alkalmazottak

PR eszközök:

• Sajtóközlemények kiadása:
• Bevezető sajtóközlemény: A főbb témák mellett a DMSONE és az eNet közös kutatását is idéztük vállalatok törekvéseiről a papírfelhasználás csökkentésére vonatkozóan.
• Utókommunikáció: A legfontosabb megállapítások összefoglalása.
• Sajtókapcsolatok kezelése: Gazdasági és IT újságírók (többek között a Piac és Profit, az IT Business és a Computerworld képviseltette magát) meghívása a rendezvényre, a helyszínen munkájuk segítése.
• PR cikkek írása:
      - HVG online
      - IT Business online
      - Cégvezetés Egyperces
      - Élelmiszer online
• Szövegírás:
      - Papirmentesnap.hu oldalra kerülő szövegek megírása.
      - Kapcsolódó marketinganyagok (levelek, szponzori felkérések, háttéranyagok stb.) megírása.
      - Az esemény házigazdájának Görög Zitát kértük fel, aki hazánk korábbi Zöld Nagyköveteként kapcsolódik a környezetvédelemhez. Az ő beszédét is ügynökségünk írta meg.

Marketingkommunikációs feladatok:

• A Facebook, valamint direkt hívások kivételével a teljes kommunikációért ügynökségünk felelt. A grafikai anyagokat (hirdetéseket) szintén házon belül készítettük.
• Hirdetések a média- és szakmai partnerek felületein (HVG: 1/4 oldal print hirdetés; IT Business: banner hírlevélben+oldalon; IT Business 1/2 oldal print hirdetés; banner az Infotér oldalán)
      - Google AdWords
      - EDM-ek (médiapartnerek adatbázisa (HVG, Maxima, IT Business); szakmai partnerek adatbázisa (Infotér, KÖVET); Szponzorok adatbázisa (pl. Canon); DMSONE adatbázisa)
• A konferencia kommunikációján túl a DMSONE helyszíni megjelenésének kialakítására vonatkozó koncepciót is mi dolgoztuk ki:
• Documan: a „zöld” szuperhős, aki a dokumentumok digitalizálásával védi a környezetet (képregény is készült hozzá, ez a helyszínen rollupként jelent meg); a figura a DMSONE hosszú távú kommunikációjában is szerepet kap.
• „Dzsungel” stand

Kapcsolódó feladatok:

• A kommunikáció alapját jelentő reszponzív mikrosite teljes kialakítását (grafika, site building, tartalom) ügynökségünk házon belül valósította meg.
• A médiapartnerek felkeresése szintén ügynökségünk feladata volt.

Mérési módszerek

• Rendezvény sikeressége: látogatók száma (cél: min. 120 fő)
• Sajtókommunikáció: megjelenések száma
• Üzleti eredmény: kapcsolatfelvételek száma
• Költségvetés: szponzori támogatások összege

Ténylegesen elért eredmények

• A rendezvény látogatószáma minden előzetes várakozást felülmúlt: a regisztráltak mintegy 90%- a, 200+ fő jelent meg (teltház). A résztvevők többsége végig maradt, a szünetekben is aktív kapcsolatépítés zajlott.
• Sajtókommunikáció: több mint 100 megjelenés (többek között MTI, Népszabadság, Piac és Profit stb.). A DMSONE végig hangsúlyosan megjelent, annak ellenére, hogy nem nevezhettük meg a rendezvény szervezőjeként:
• A konferenciát beharangozó sajtóközleményben a DMSONE vezérigazgatója a vállalati papírfelhasználásról készült felmérés eredményeiből idézett, emellett a konferencia előadói közt is szerepelt a DMSONE képviselője.
• A sajtó által kért interjúkban (Jazzy Rádió: Millásreggeli, Inforádió) a DMSONE szakértője nyilatkozott a konferenciával kapcsolatban.
• A rendezvényt lezáró közleményben a DMSONE előadását a többi vállalati szereplőéhez képest részletesebben kifejtettük.
• DMSONE kapcsolatépítés: korábbi partnerekkel való együttműködés megerősítése, új kapcsolatok építése.
• A szponzori támogatások fedezték a rendezvény költségeit.
• Hatalmas szakmai érdeklődés, olyan partnerek csatlakoztak, mint pl. az Elmű, és a 2014-es rendezvényre is számos érdeklődő jelentkezett be előre.